Pour améliorer la qualité de ses services, Vranken-Pommery Monopole choisit la solution iExtranet d’Oodrive

Vranken-Pommery Monopole est un groupe familial fondé en 1976. 2ème acteur en Champagne, son portefeuille comprend les grandes marques VRANKEN et ses Cuvées Diamant etDemoiselle, POMMERY et ses Cuvées Louise et POP, CHARLES LAFITTE, et HEIDSIECK & CO MONOPOLE. La société possède trois grandes catégories de métiers : la vigne, l’élaboration des vins de champagne, de porto et de rosé ainsi que leur distribution et commercialisation. Afin d’améliorer la sécurité de leurs échanges avec leurs prestataires dans chaque service, le groupe a adopté la solution iExtranet Entreprise d’Oodrive. Un besoin d’optimiser les échanges de documents afin de rendre les services autonomes L’échange de fichiers en version numérique est aujourd’hui incontournable mais pose le double problème des documents volumineux et de la sécurité. Les échanges d’images, fiches techniques, comptes-rendus, photographies, cahiers des charges, produits ou encore affiches sont autant de difficultés qui ralentissent le bon déroulement des projets avec les interlocuteurs internes et externes. Le groupe Vranken-Pommery Monopole a rencontré ces problèmes dans plusieurs de ses services. Le service marketing, et le service on trade notamment, avaient besoin d’une solution rapidement pour répondre aux attentes de leurs prestataires. Grâce à la solution iExtranet Entreprise, solution d’échanges de fichiers en ligne dédiée aux professionnels, les forces de vente de Vranken peuvent échanger des fichiers volumineux de manière sécurisée. En effet, l’entreprise peut mettre en place des logins et mots de passe en fonction des destinataires des échanges, pour assurer une totale confidentialité des documents. Les employés gèrent eux même l’ouverture des droits d’accès au document et l’espace de stockage, ce qui permet une plus grande autonomie à l’ensemble des services. De plus, chaque service (marketing, on trade, off trade, export, …) dispose d’un gestionnaire de la plateforme et peut ajouter un nombre illimité d’utilisateurs. Parce que la solution iExtranet Entreprise propose une gestion unitaire des utilisateurs, un gestionnaire différent pour chaque service, une réelle autonomie des services et une limite sur l’espace de stockage plutôt que sur le nombre d’utilisateurs, Vranken-Pommery Monopole a choisit de faire appel à Oodrive. « Nous ne pouvions pas nous permettre d’avoir une solution limitée au nombre d’utilisateurs car nous avons beaucoup de prestataires différents, que ce soit des commerciaux, des agences de publicité ou des clients. Cette souplesse a été déterminante dans notre choix », déclare Sandrine Warnier, responsable E-Marketing de Vranken-Pommery Monopole. La solution iExtranet, entre simplicité et rapidité d’utilisation Depuis le 3 février 2011, la solution a permis au groupe Vranken d’affranchir l’informatique de la création et la gestion des accès, mais aussi de rendre les employés autonomes en leur permettant des échanges plus professionnels avec les différents contacts, prestataires, clients, commerciaux. « L’un des principaux atouts de la solution est aussi son application mobile. Nous pouvons l’utiliser depuis un iPad, un iPhone ou un BlackBerry, avec accès aux dernières mises à jour, aux dernières versions des fichiers et aux derniers tarifs en temps réels ! », souligne Sandrine Warnier. « Sur l’iPad par exemple, tous les envois de documentation passent par iExtranet, plutôt que de devoir envoyer des fichiers volumineux par e-mail. De plus, des notifications avertissent nos prestataires dès lors que nous avons déposé des fichiers en ligne pour eux », ajoute-t-elle. La solution simplifie donc les échanges avec les prestataires. Les commerciaux peuvent par exemple obtenir un récapitulatif journalier de leurs échanges pour une meilleure gestion de leur temps, ce qui leur assure un réel confort. De plus, la solution propose différentes capacités de volume pour un partage et une collaboration en ligne adéquats qui s’ajuste aux mieux aux besoins du moment. « L’intégration du service s’est faite de manière plutôt rapide pour notre entreprise. Les responsables des services ont été formés en amont et la solution iExtranet a été déployée dans les services très simplement. L’approche commerciale et la relation client d’Oodrive a d’autant plus séduit, et nous savons que nous pouvons leur faire confiance », conclut-elle. Au sein de l’entreprise Vranken-Pommery Monopole, la solution iExtranet Entreprise a donc largement été adoptée