DOCAPOST EBS : Certinomis, la certification électronique facilitée pour les maires des petites communes

Afin de répondre aux enjeux des communes de petite taille dans lesquelles les maires sont souvent les signataires directs des différents actes administratifs, le spécialiste de l’identité numérique Certinomis, entité de DOCAPOST EBS, groupe La Poste, a développé une solution spécifique pour les accompagner dans la certification électronique de leurs documents. Simplicité d’utilisation, gain de temps, sécurité, durée de validité modulable, adaptabilité sont autant de critères réunis dans cette solution pensée spécifiquement pour les élus des petites communes. Une solution pour accompagner les élus dans leurs échanges administratifs Avec la dématérialisation des procédures administratives, les certificats électroniques, véritables cartes d’identités numériques, sont devenus obligatoires pour certifier et authentifier interlocuteurs et documents transmis. Dans les petites communes, ce sont souvent les maires qui sont les signataires et gestionnaires des échanges avec les autorités administratives et qui doivent disposer pour cela d’une identité électronique. Afin de faciliter ces démarches, Certinomis a développé une version spécifique de sa solution de certification électronique pour permettre aux élus de s’authentifier et de signer électroniquement des documents en toute simplicité et sécurité. Concrètement, le Maire d’une commune ou bien le Président - pour un syndicat mixte ou une intercommunalité - peut faire sa demande de certificat en ligne en sélectionnant la durée de ce dernier ainsi que le bureau de poste de son choix, pour ensuite retirer sa carte à puce ou clé USB « Certinomis Élu » contenant un certificat d’authentification et de signature électronique. Cette démarche, qui permet de garantir l’identité du détenteur, peut également s’effectuer en option en Mairie. Le renouvellement des certificats se fait, de la même manière, sur demande en ligne et retrait en bureau de Poste ou bien en Mairie directement. Après une phase test avec l’ADICO et la Mairie de Rully L'Adico a, en tant que structure « mutualisatrice », travaillé avec Certinomis pour faciliter le développement de l’e-administration, en réduisant la complexité du dossier administratif pour l’obtention du certificat électronique ainsi que le coût souvent élevé pour les petites communes. L’Adico et Certinomis ont donc travaillé conjointement pour développer le « Certificat du Maire ». Ce certificat électronique, qui est plus simple à obtenir et répond également aux obligations liées au Référentiel général de sécurité (RGS) régissant les échanges administratifs, est moins onéreux car la demande s’appuie sur la carte d’élu (les démarches administratives sont réduites et le traitement plus rapide). Afin de s’assurer de la pertinence de cette solution, une phase test a été mise en place avec la Mairie de Rully, qui a pu faire part de ses retours utilisateurs. Philippe L’Helgoualc’h, Maire de Rully, partage son expérience : Quels étaient vos enjeux en matière de certification électronique ? J’ai toujours souhaité que notre collectivité suive de près les réformes engagées et voulues par l’état et je me suis intéressé très rapidement à la dématérialisation des échanges entre administrations. Ma seule inquiétude portait sur la sécurisation et le fait d’utiliser un certificat électronique m’a rassuré. Ce certificat, à mon nom et rattaché à ma fonction de Maire, permet d’engager ma responsabilité lors de l’envoi de documents et de flux de façon dématérialisée. Comment s’est déroulée cette phase test ? De la manière la plus simple possible. L’Adico a accompagné ma secrétaire dans l’obtention de mon certificat d’élu. Les quelques démarches administratives effectuées, je suis allé chercher mon certificat au bureau de poste de ma commune. Ensuite, l’utilisation est très simple. Pour Actes réglementaires (dématérialisation des Actes soumis aux contrôles de légalité), il me suffit d’insérer mon certificat dans le lecteur lorsque la plateforme d’envoi me le demande. L’ensemble est sécurisé par la saisie d’un code PIN. Quels sont les bénéfices retirés ? Ils ont été multiples : un certificat plus simple à avoir à un tarif adapté. C’est un peu ma carte d’identité de Mairie mais façon électronique.