Lancement réussi de SPARK Archives V5 à l’Hôtel de Soubise !

Le 19 juin 2012, plus d’une centaine de participants étaient rassemblés à la Conférence de lancement de la version 5 de SPARK Archives, 1er portail unifié pour les archives physiques et électroniques.

La manifestation a atteint son objectif de marquer les esprits des clients et partenaires invités, grâce à un cadre magnifique, symbolique pour le marché visé, et une organisation rigoureuse. Les invités se souviendront longtemps de l'arrivée à l'Hôtel de Soubise, siège des Archives Nationales, par la Cour d'Honneur et la Galerie du Prince. Klee Group présentait la nouvelle version 5 de SPARK Archives. Cette version majeure est le fruit d’un important investissement en R&D consenti depuis fin 2010. Elle incorpore de très nombreuses innovations fonctionnelles et techniques, nées de 20 années d’expertise archivistique de Klee Group, mais aussi des suggestions d’une clientèle importante et diversifiée. Thibaud Viala, Directeur Général Délégué de Klee Group, a introduit la conférence en appuyant sur la croissance constante du volume de données numériques provenant de sources en silos (messagerie, bureautique/GED, dématérialisation, informatique transactionnelle). Cette croissance explosive est fortement redondante : l’information à préserver n’en constitue qu’une faible proportion. Simultanément, les exigences de conservation réglementaires et juridiques s’alourdissent. Des outils nouveaux sont nécessaires non seulement pour outiller des traitements en volumes sans précédent, mais aussi pour définir et appliquer la politique de conservation documentaire. SPARK Archives V5 répond à cet impératif de gouvernance documentaire, physique et électronique. Alain Garnek, Directeur Commercial de Klee Group, au cours d’une présentation vivante et emplie d’anecdotes, a mis l’accent sur l’ouverture vers un écosystème riche en partenariats actifs. Parmi les partenaires présents ce jour : - Cecurity.com : spécialiste du coffre-fort électronique pour les besoins de protection des données, d’archivage électronique sécurisé et de traçabilité, - Everial Documents & Record Management : tiers-archiveur proposant des solutions de traitement, de gestion et d'archivage des documents papier et numériques pour optimiser les processus métiers, - Logica : intégrateur de la solution SPARK Archives, accompagne ses clients dans leurs projets d’archivage, leur apportant son expertise sur le domaine, la conduite de projets d’intégration ainsi que la conduite du changement. Cette stratégie d’ouverture offre davantage de choix pour faire face à la révolution de la mission Archives. La flexibilité du produit Spark Archives permettra à des acteurs variés de proposer des réponses différenciées selon les situations et les priorités de chaque client. Jean-Marc Rietsch, consultant spécialisé et Président de l'association professionnelle FedISA, a exploré l'état de l'art des systèmes d'archivage électronique. Sa synthèse des exigences de l’archive moderne met en évidence le savoir-faire méthodologique commun aux archives physiques et aux archives électroniques, et les quelques différences qu’il faut prendre en compte. Son analyse de l’irruption de l’archive électronique dans le système d’information met en évidence un déficit de maîtrise d’ouvrage. Jean-Marc Rietsch plaide pour que les archivistes, détenteurs du savoir-faire, soient les maîtres d’ouvrage de ce domaine. Enfin, il a livré sa vision de la solution idéale, explicitant les différents modules fonctionnels qu’elle doit articuler. Il a notamment mis en avant la nécessité de la gouvernance documentaire, indispensable pour penser le document sur l'ensemble de son cycle de vie, et de son support dans les outils informatiques. Lionel Husson, Directeur de l’activité SPARK Archives, a ensuite fait une démonstration magistrale du produit SPARK Archives V5. Pendant plus de vingt minutes, Lionel Husson a manipulé en direct la version 5 de Spark Archives, installée et configurée pour cette démonstration. L’auditoire extrêmement attentif a pu constater la disponibilité bien réelle de cette version majeure, et de ses nombreuses avancées fonctionnelles. Il a vu une solution ouverte, ergonomique, multisite et multilingue. La version 5 de Spark Archives repose sur les standards technologiques les plus actuels. Elle est conçue dans une logique de type Portail permettant ainsi de partager et valoriser la description des archives. Elle inclut : de nombreuses fonctions de gestion et d'import de documents électroniques (connecteurs sur des sources telles MS SharePoint, le dédoublonnage, le traitement automatique des formats et des métadonnées,...), des fonctions documentaires enrichies. SPARK Archives v5 offre une flexibilité de conception et de consultation des métadonnées du meilleur niveau : thesaurus, relations entre classifications (par exemple entre l'organigramme d'une société et ses plans documentaires), recherche à facettes, des outils de paramétrage puissants facilitant sa mise en œuvre, en particulier par des partenaires et son administration par des clients formés, de nombreux services et interfaces permettant notamment d'utiliser l’outil tantôt comme un portail fédérateur, à travers lequel une organisation accèdera à d'autres outils, tantôt comme un référentiel. Dans cette deuxième configuration, nouvelle sur ce marché, d'autres outils interrogeront Spark Archives pour accéder à une politique centralisée de gestion des documents, ou un organigramme, ou encore un plan de classement général pour l'entreprise. C’est en ce sens que SPARK Archives est un composant majeur de la gouvernance de l’information, Enfin, SPARK Archives a conservé son interface élégante et sa simplicité d'utilisation grâce à un gros effort d'ergonomie. Sa vocation de portail d'accès aux archives est renforcée par l'adoption de fonctionnalités classiques des portails: widgets paramétrables, tableaux de bord, alertes, « to do lists », etc…