Optimiser la gestion du courrier et du document

A travers la Révision générale des politiques publiques (RGPP), l’Etat met en place une profonde réforme de ses structures tendant à plus de performance administrative.

A travers la Révision générale des politiques publiques (RGPP), l’Etat met en place une profonde réforme de ses structures tendant à plus de performance administrative. Une circulaire d’application a préconisé une nouvelle organisation départementale de l’Etat en regroupant les services déconcentrés au sein de directions départementales interministérielles (DDI). Les acteurs publics sont donc plus que jamais dans l’obligation d’adapter leurs processus, leur organisation et d’optimiser leurs coûts pour rester compétitifs. La gestion des documents et du courrier est au cœur du service administratif. Elle implique de forts enjeux en termes de mobilisation des ressources humaines et financières mais aussi en termes d’image et de qualité.



Autant de facteurs pris en compte par la préfecture de la Dordogne qui a fait appel à l’expertise de la société ISC afin de réaliser un diagnostic d’opportunité in situ, l’objectif étant la mutualisation des services courriers des sites administratifs de Périgueux.



Un diagnostic a été établi grâce à des interviews de responsables métier (responsable du service courrier, responsable logistique …) et de visites de sites. Une analyse pointue de l’existant est ainsi réalisée sur place : volumes courriers et moyens techniques (machines à affranchir, mise sous pli) et humains (interne/externe, horaires).

Rationalisation, massification des flux et mutualisation des moyens, numérisation et dématérialisation, automatisation et industrialisation résument les quatre grands champs d’expertise du prestataire qui considère qu’il s’agit là des quatre leviers pertinents à utiliser pour la préfecture de la Dordogne.