Dématérialisation : la Mairie de Banyuls sur mer et le syndicat mixte SIETREM utilisent Documind

La dématérialisation des documents, mais aussi des échanges, pour les mairies et collectivités locales devient incontournable. A l'ère du numérique, avec un taux d'équipement élevé et un accès démocratisé à internet, l'e-administration devient une réalité et permet des gains de temps, d'argent et l'amélioration de la qualité du service public. Les technologies permettent d'améliorer la réactivité des services, d'accélérer et faciliter les échanges avec les autres administrations et de proposer une relation moderne avec les administrés. La réduction de l'impact environnemental est un argument supplémentaire en faveur de la dématérialisation. Novadys, expert depuis plus de 15 ans dans la gestion et le partage de documents, adapte sa solution Documind à tous les profils d'utilisateurs et à leurs contraintes. L'éditeur a acquis une expérience concrète auprès de 100 acteurs publics et propose une solution dédiée aux collectivités pour la gestion du courrier et des documents administratifs essentiels, qui respecte la charte Marianne. Retours d'expérience de 2 administrations qui dématérialisent et gèrent les courriers entrants et sortants et tous les documents avec Documind : La mairie de Banyuls sur Mer En 2010, la mairie a souffert du volume de papier reçu et du temps perdu au dispatching des courriers. Deux personnes étaient dédiées à 100% à cette tâche au service secrétariat, sans pouvoir absorber des tâches supplémentaires pourtant concrète. Le besoin a rapidement émergé de gagner du temps, mais aussi de l'argent, pour la gestion des différents documents reçus tous les jours. Ainsi, depuis janvier 2011, grâce à la solution Documind de Novadys, associée à un MFP fourni par un partenaire (MTM Bureautique), la mairie a pu dématérialiser et faciliter la gestion de la cinquantaine de courriers entrants et factures reçus chaque jour, essentiellement par courrier postal (80% du flux). Les courriers électroniques sont également pris en compte dans le process de traitement Documind. Aujourd'hui, les utilisateurs utilisent Documind pour consulter et traiter les réponses aux courriers et sont particulièrement satisfaits du temps gagné dans la recherche de documents et la facilité d'accès à ces derniers. Ils apprécient l'écoute, la réactivité et le service apporté par le chef de projet Novadys. Hervé TOIRON, Responsable du service comptabilité et de l'informatique, témoigne : « La commune cherchait un moyen de réduire ses dépenses de fonctionnement et notamment celles liées à la consommation de papier. Après avoir consulté diverses sociétés, notre choix s'est porté sur Novadys. Outre leur professionnalisme et leur disponibilité, l'adaptation de leur logiciel Documind au fonctionnement des services de la Mairie a été un élément déterminant. Le choix de transmission par voie électronique des courriers ou documents divers a augmenté la rapidité d'exécution des tâches simples ou répétitives. Cette évolution a également permis une meilleure gestion de l'archivage. » Le SIETREM : Syndicat mixte pour l'Enlèvement et le Traitement des Résidus Ménagers composés, composé de 30 communes adhérentes en Seine et Marne (77) Le SIETREM collecte quelques 143 000 tonnes de déchets par an pour le département de la Seine et Marne. Avec des instances composées d'élus et d'agents en charge des différents services sur le territoire, comptabilisant 30 communes et 283 000 habitants, le Syndicat est amené à gérer une masse très importante de courriers entrants et sortants. L'objectif principal du SIETREM, outre le tri des déchets, est de maîtriser les coûts liés à la gestion des ordures ménagères et d'informer et conseiller les habitants et communes des pratiques éco-responsables. Son fer de lance : mettre en œuvre des actions d'éco-exemplarité. Très rapidement, la structure a ressenti un frein dans la fluidité de son organisation interne : la multiplicité des sources d'information, la traçabilité et la recherche de ces informations devenant fastidieuses à gérer. Ces problématiques rendaient chaque tâche particulièrement chronophage. Le SIETREM a alors fait appel à Novadys pour optimiser bon nombre d'étapes incontournables de son activité : - La centralisation de la gestion des documents - Le partage de l'information - Le suivi des étapes de gestion des dossiers et procédures - L'absorption de nouvelles charges de travail - La dématérialisation des documents Comme pour toutes structures, le bénéfice majeur attendu était le gain de temps dans les activités quotidiennes. L'enjeu pour le syndicat est de ne pas perdre de temps sur des tâches administratives sans valeur ajoutée et pouvoir se concentrer sur son cœur de mission. Lydie Vincent, Responsable Technique du SIETREM, témoigne : « La gestion électronique de documents DOCUMIND nous a permis de mettre en place une procédure d'archivage et de traitement des courriers qui nous a fait gagner du temps à chaque étape. Elle facilite la recherche de documents archivés par l'utilisation de mots clé. Chaque utilisateur accède aisément aux documents dont il a besoin dans l'exercice de ses missions. L'information entre les agents sur un même document circule plus rapidement. Enfin, dans le cadre de notre politique de réduction des déchets et d'éco exemplarité, elle nous permet de nous affranchir des impressions papier et nous ouvre de nouveaux horizons avec la dématérialisation des factures de fournisseurs et la transmissions des documents comptables et administratifs aux services de l'Etat. » Le syndicat mixte Sietrem souhaite faire évoluer sa solution et mettre en place une procédure automatisée de gestion des factures fournisseurs.