Crise économique et plan de relance de l'UE

Passé le sauvetage du système financier, l'Europe a été taxée d'attentisme dans les réponses données à la crise profonde de l'économie. Mais la difficulté supposée à établir des plans de relance coordonnés et ambitieux semble avant tout politique car le bateau Europe dispose de leviers d'actions techniques efficaces et éprouvés pour soutenir et développer les secteurs économiques.
Suite aux dernières élections, il est intéressant d'évoquer un de ces leviers majeurs : la politique de cohésion de la Commission Européenne. Le développement observé des nouveaux États Membres lors des élargissements successifs est le meilleur témoin de son succès, en collaboration avec les financements des États et des régions.

Ces réalisations concrètes sont encadrées par des processus accélérés, structurés et transparents.
Depuis plusieurs années, la Direction Générale de la Politique Régionale (DG REGIO), en charge de la gestion de ces fonds, a sollicité le cabinet de consultants indépendants Oresys* pour l’aider à mieux définir et automatiser ses processus de gestion interne et à améliorer ses capacités de pilotage.

Plusieurs missions auprès de l’UE ont été effectuées dans le cadre de sa politique de cohésion, visant à distribuer des fonds pour un budget de plus de 300 milliards d’euros sur une période de 2007 à 2013. C'est la DG Régio, au sein de la Commission Européenne, qui est responsable de sélectionner les bons programmes proposés par les États-membres, vérifier leur cohérence vis-à-vis de la politique de Lisbonne selon des critères de compétitivité, de croissance et d’innovation. Puis des gestionnaires et auditeurs participent au suivi des programmes opérationnels à travers des visites de sites pour s’assurer et vérifier la bonne utilisation des fonds.

À titre d’exemple de projets financés en France, à hauteur de 830.000 euros, le Laboratoire de réactivité et de chimie des solides (LRCS) illustre la démarche.
Opérant depuis 5 ans au sein de l’unité informatique de la DG Régio, les consultants d’Oresys sont d'abord intervenus en soutien au déploiement d’un système de workflow (gestion de processus métiers en mode collaboratif) pour automatiser les processus de gestion interne des programmes et projets financés par la DG. Ce système s’articule autour d’un outil de Back office cœur de métier destiné à tous les gestionnaires de programme en contact avec les États membres et les régions. La mission concernait également le pilotage du projet de workflow et la conduite du changement ainsi que la description des processus sur un projet de cartographie avec des responsables métiers.

Le système de workflow a été mis au point pour gérer de bout en bout le cofinancement, de la demande jusqu’au paiement final. Par rapport au précédent processus collaboratif reposant sur la circulation de dossiers papier, le nouvel outil apporte à la fois de la traçabilité, de la rapidité et de l’efficacité dans le traitement des dossiers. Cet outil a nécessité la description des processus, en cohérence avec le règlement de l’UE, et a permis l’optimalisation du workflow associé à une gestion documentaire (dématérialisation) avec des mécanismes d’alerte. La mission a également consisté à animer le réseau des utilisateurs clés, en termes de formation sur l’outil et sur la dimension métier.
Outre la réduction des charges administratives, la DG régio s’était fixé un indicateur de temps de traitement des dossiers à travers l’objectif d’assurer le remboursement des fonds dans les 60 jours. En 2002, 72% des demandes de paiement étaient validées dans les temps. Or, avec le nouvel outil de workflow, 97% des règlements ont lieu dans les délais depuis 2007. En plus de la transparence, le bénéfice s’est matérialisé par une amélioration du temps moyen de traitement, qui passe de 39 jours en 2005 à 29 jours en 2006.

lus récemment, les consultants ont participé à l’adaptation du système de workflow dans le cadre des mesures de plan de relance de l’économie. En effet, la Commission ayant décidé de débloquer plus de 6 milliards d’euros pour les États-Membres comme une avance de trésorerie, une nouvelle procédure a dû être rapidement informatisée.
Outre ce projet de description et automatisation des processus internes, les consultants ont pris en charge d'autres missions pour la DG Régio. Un prototype de tableau de bord fondé sur l’outil Business Objects a été développé. Il vise à fournir des indicateurs de management des programmes et projets financés à travers des informations consolidées associées à des outils de reporting qui s’adressent aux managers (chefs d’unité, directions et Directeur Général). Ces outils vont permettre de mieux piloter l'activité.

Par ailleurs, une étude d'urbanisme (Enterprise Architecture) du Système d'Information a été lancée pour aligner les SI sur les besoins métiers stratégiques. Enfin, un dispositif d'amélioration de la gestion des projets informatiques et gestion de portefeuille de projets est en cours, visant à rationaliser les dépenses informatiques.

Au final, les progrès constatés et attendus sur le Système d'Information contribuent à l'efficacité de la politique régionale de l'UE et à une relance plus rapide et ciblée des économies européennes.


* Créée en 1981, ORESYS est un cabinet de consultants chargés d’aider les organisations à piloter leurs activités, accompagner leurs projets de transformation et d’amélioration de la performance sur toutes les dimensions : métier, organisation, processus, système d’information et ressources humaines. ORESYS intervient dans la conduite de projets, la conduite du changement, le testing, l’Urbanisme-EA, l’organisation et les processus ainsi que les études.